Die Arbeitgeberbescheinigung

Inhalt

1. Was ist eine Arbeitgeberbescheinigung?
2. Das Wichtigste im Überblick
3. Kerninhalte der Arbeitsbescheinigung
4. Weitere gängige Arbeitgeberbescheinigungen
5. Prozessoptimierung und Sorgfalt

Mehr als nur ein Zettel:
Der HR-Guide zur Arbeitgeberbescheinigung

Die Arbeitgeberbescheinigung – oder präziser die Arbeitsbescheinigung, ist ein Schlüsselbegriff im Personalwesen und weit mehr als eine formelle Pflichtübung.
Sie ist ein Dokument mit erheblicher rechtlicher Tragweite und dient als wichtigste Informationsquelle für Behörden und Dritte, um Leistungen für Arbeitnehmer zu berechnen.
Für HR-Verantwortliche ist das korrekte Ausfüllen nicht nur eine Frage der Sorgfalt, sondern eine gesetzliche Pflicht, mit potenziell kostspieligen Konsequenzen bei Fehlern oder Verzögerungen.

Einleitung: Definition
Was ist eine Arbeitgeberbescheinigung?

Eine Arbeitgeberbescheinigung ist ein Überbegriff für alle Bestätigungen, die ein Unternehmen für seine Mitarbeiter ausstellt, um deren Beschäftigungsverhältnis, Einkommen oder andere arbeitsrelevante Details zu belegen.
Die weitaus wichtigste und gesetzlich streng geregelte Form ist die Arbeitsbescheinigung nach § 312 des Dritten Sozialgesetzbuches (SGB III), die zur Vorlage bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) dient.

Die Arbeitsbescheinigung:
Der wichtigste Fall für HR

Die Arbeitsbescheinigung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular, das Arbeitgeber nach der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen müssen, sobald der (ehemalige) Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit dies anfordert.

#1 Zweck

Sie liefert die unverzichtbaren Daten, auf deren Basis die Bundesagentur für Arbeit den Anspruch auf Arbeitslosengeld (ALG I) des Arbeitnehmers prüft, insbesondere:

• Ob die Anwartschaftszeit (Mindestversicherungszeit) erfüllt ist.
• Die Höhe des Arbeitslosengeldes (basierend auf dem beitragspflichtigen Entgelt).
• Die Dauer möglicher Sperrzeiten (basierend auf dem Kündigungsgrund).

#2 Pflicht des Arbeitgebers: Vorsicht vor Bußgeldern!

Arbeitgeber sind zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet. Ein Zurückbehaltungsrecht, etwa bei Unstimmigkeiten, ausstehender Kündigungsschutzklage oder der Rückgabe von Firmeneigentum, besteht ausdrücklich nicht.

• Rechtliche Konsequenz: Bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Nichtausstellung oder fehlerhaften Angaben drohen dem Arbeitgeber Bußgelder von bis zu 2.000 Euro (§ 404 SGB III) und unter Umständen Schadensersatzforderungen durch die Bundesagentur für Arbeit, wenn diese wegen falscher Angaben zu Unrecht Leistungen erbringen musste.

#3 Wichtige Neuerung: Die elektronische Pflicht

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung und die Nebeneinkommensbescheinigung ausschließlich elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln.

• Verfahren: Dies erfolgt über das System BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) der BA oder über zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware (z. B. im Rahmen des SV-Meldeportals).
  
• Achtung: Die Übermittlung in Papierform ist seither nicht mehr zulässig (außer in sehr seltenen, technisch nicht abzubildenden Ausnahmen).
  

#4 Kerninhalte der Arbeitsbescheinigung

Das offizielle Formular fragt detaillierte Informationen ab, die für die Leistungsberechnung entscheidend sind:

• Personalien des Mitarbeiters und Betriebsdaten des Arbeitgebers.
• Beschäftigungszeitraum (Beginn, Ende, Unterbrechungen).
• Art der Tätigkeit und die wöchentliche Arbeitszeit.
• Entgeltangaben: Das in den letzten Monaten erzielte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt.
• Beendigungsgrund: Die genaue Angabe, wer wann gekündigt hat (Arbeitnehmer, Arbeitgeber) oder ob ein Aufhebungsvertrag vorliegt, entscheidend für Sperrzeiten!
• Angaben zu Sonderzahlungen und Abfindungen.

Weitere gängige
Arbeitgeberbescheinigungen

Neben der gesetzlich verpflichtenden Arbeitsbescheinigung fordern Arbeitnehmer im Laufe ihrer Karriere weitere Bestätigungen für Dritte an, die nicht im Detail gesetzlich geregelt sind, aber für Arbeitnehmer existenzielle Bedeutung haben.

HR-Tipp:
Prozessoptimierung und Sorgfalt

Um Verzögerungen, Rechtsrisiken und unnötigen Aufwand zu vermeiden, sollten Personalabteilungen folgende Punkte beachten:

1. Vollständige Aktenführung: Halten Sie alle Entgeltabrechnungen, Verträge und Zusatzvereinbarungen (Abfindungen, Freistellungen) jederzeit aktuell und digital griffbereit.
2. Ablauf bei Austritt: Die Anforderung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung sollte Standardprozess des Offboarding-Managements sein.
3. Vordrucke nutzen: Für nicht gesetzlich geregelte Bescheinigungen (Einkommen, Kita) empfiehlt sich die Verwendung eigener, standardisierter Vorlagen, um den Aufwand zu minimieren und eine rechtssichere Formulierung zu gewährleisten.
4. Wahrheitsgemäße Angaben: Bei der Angabe des Kündigungsgrundes muss HR objektiv die Fakten darlegen, ohne rechtliche Wertungen vorzunehmen, die der Agentur für Arbeit zustehen.

Die korrekte und pünktliche Ausstellung der Arbeitgeberbescheinigungen ist somit ein fundamentaler Teil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und ein Zeichen professionellen Personalmanagements.