Personalbeschaffung
Definition, Bedeutung und Maßnahmen
Die Personalbeschaffung ist ein zentraler Bestandteil des Human Resource Managements und umfasst alle Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeitender, um den personellen Bedarf eines Unternehmens zu decken. Dabei steht die Sicherstellung der Passung zwischen den Anforderungen der offenen Stelle und den Qualifikationen der Bewerber im Fokus.
Definition
Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung bezeichnet den systematischen Prozess, durch den Unternehmen Mitarbeiter für offene Positionen gewinnen.
Sie bildet eine Schnittstelle zwischen der Personalplanung – der strategischen Bestimmung des zukünftigen Personalbedarfs – und dem konkreten Prozess der Rekrutierung. Ziel ist es, eine optimale Besetzung zu gewährleisten und sowohl kurz- als auch langfristige Anforderungen zu erfüllen.
Personalbeschaffung:
Gründe, Relevanz & zeitliche Einordnung
Die Personalbeschaffung ist aus vielen Gründen ein unverzichtbarer Prozess. Der Fachkräftemangel, bedingt durch den demografischen Wandel und die zunehmende Digitalisierung, stellt Unternehmen vor Herausforderungen.
Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) fehlen in Deutschland Hunderttausende qualifizierte Fachkräfte (Burstedde, Alexander / Kolev-Schaefer, Galina, 2024, Die Kosten des Fachkräftemangels, IW-Kurzbericht, Nr. 27, Köln). Unternehmen müssen daher kreative und flexible Wege finden, um Talente anzusprechen. Neben dem Fachkräftemangel führen auch natürliche Mitarbeiterbewegungen wie Ruhestand, Kündigungen oder Elternzeit zu Vakanzen. Fluktuation, insbesondere in dynamischen Branchen, kann strategische und organisatorische Personallücken hinterlassen, die kurzfristig geschlossen werden müssen.
Unternehmenswachstum, sei es durch neue Standorte, Produktlinien oder strategische Projekte, erfordert eine vorausschauende Personalplanung. Auch interne Veränderungen wie Umstrukturierungen und Kompetenzlücken aufgrund technologischer Entwicklung machen eine gezielte Personalbeschaffung notwendig.
Saisonale Engpässe, beispielsweise in der Ferienzeit oder während Krankheitswellen, erfordern zusätzliche Ressourcen, ebenso wie unvorhergesehene Vertretungen durch Schwangerschaften, Elternzeit oder Langzeiterkrankungen. Die Flexibilität des Unternehmens hängt entscheidend von der Fähigkeit ab, auf diese Anforderungen schnell und effektiv zu reagieren und verschiedene Maßnahmen der Personalbeschaffung abzuwägen.
Arten der
Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung kann in interne und externe Maßnahmen unterteilt werden.
Interne Personalbeschaffung
Bei der internen Personalbeschaffung wird der Bedarf innerhalb des Unternehmens gedeckt. Häufige Wege sind interne Stellenausschreibungen, bei denen offene Positionen zunächst allen Mitarbeitenden angeboten werden.
Beförderungen und Versetzungen sind ebenfalls gängige Maßnahmen: Während eine Beförderung meist mit einer höheren Verantwortung einhergeht, bleibt bei einer Versetzung die Hierarchiestufe oft gleich, aber der Aufgabenbereich oder Standort ändert sich. Weiterbildungen können ebenfalls genutzt werden, um Mitarbeitende auf neue Aufgaben vorzubereiten.
Vorteile:
- Fördert Mitarbeiterbindung und Motivation.
- Kürzere Einarbeitungszeit durch vorhandenes Wissen.
- Geringere Kosten im Vergleich zu externen Maßnahmen.
Nachteile:
- Kann interne Lücken schaffen.
- Begrenzte Auswahl an Kandidaten.
- Risiko von Spannungen unter Mitarbeitenden.
Externe Personalbeschaffung
Auch Maßnahmen der externen Personalbeschaffung können in Erwägung gezogen werden. Dazu zählen klassische Stellenanzeigen in Print- und Online-Medien, die Direktansprache potenzieller Kandidaten (Active Sourcing) und die Nutzung von Personaldienstleistern oder Headhuntern.
Networking und Empfehlungen von Mitarbeitenden spielen eine zunehmend wichtige Rolle. Auch Marketing auf Veranstaltungen wie Karrieremessen sowie der Aufbau einer eigenen attraktiven Karriere-Webseite gehören zu effektiven Maßnahmen.
Vorteile:
- Zugang zu neuen Perspektiven und Ideen.
- Breitere Auswahl an potenziellen Kandidaten.
- Möglichkeit, spezifische Qualifikationen zu finden.
Nachteile:
- Erhöhter Einarbeitungsaufwand.
- Höhere Kosten und längere Prozesse.
- Risiko von Problemen hinsichtlich der Passung zwischen Bewerber*in und Unternehmenskultur.
Etappen & Ablauf
Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung durchläuft mehrere aufeinander abgestimmte Phasen, die den gesamten Rekrutierungsprozess strukturieren. Am Anfang steht eine gründliche Bedarfsanalyse, bei der die genauen Anforderungen an die neue Stelle definiert werden. Diese Phase ist eng mit der Personalplanung verknüpft und stellt sicher, dass nicht nur akute, sondern auch langfristige Ziele berücksichtigt werden. Basierend auf dieser Analyse wird ein detailliertes Stellenprofil erstellt, das Aufgaben, Qualifikationen und Employer Branding umfasst. Es dient als Orientierung für alle weiteren Schritte.
Im nächsten Schritt werden Maßnahmen zur Personalbeschaffung abgewogen – sei es durch interne oder externe Wege. Hier fließen Überlegungen zu Kosten, Zeitaufwand und der Passung der Kandidaten mit ein. Die Umsetzung beginnt mit der Veröffentlichung der Stellenausschreibung oder der direkten Ansprache von Kandidaten. Parallel wird ein Bewerbermanagement eingerichtet, um eine strukturierte Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen zu gewährleisten.
Nach der Sichtung der Bewerbungen folgt der Auswahlprozess, der aus Gesprächen, Tests und der Prüfung der Eignung besteht. Ziel ist es, die bestmögliche Übereinstimmung zwischen den Anforderungen der Stelle und den Qualifikationen der Kandidaten sicherzustellen. Abschließend wird die Entscheidung getroffen und ein Angebot unterbreitet.
Nach der Vertragsunterzeichnung startet der Onboarding-Prozess, um die neuen Mitarbeitenden bestmöglich ins Unternehmen zu integrieren. Eine Evaluation des Prozesses hilft, Optimierungen zukünftiger Personalbeschaffung umzusetzen.
Personalplanung
Die Personalplanung ist ein strategischer Prozess, der eng mit der Personalbeschaffung verknüpft ist. Sie umfasst die langfristige Analyse und Steuerung des Personalbestands in Hinblick auf die Unternehmensziele. Dabei sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, wie sich der Bedarf an Mitarbeitenden in verschiedenen Bereichen entwickelt.
Dies kann durch eine Kombination aus historischen Daten und Prognosen erfolgen. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Balance zwischen der Vermeidung von Überkapazitäten und der Sicherstellung einer ausreichenden Personaldecke.
Ein wichtiger Aspekt ist zudem, auf externe Einflüsse wie Marktentwicklungen und technologische Veränderungen zu reagieren.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Wie ist die Personalbeschaffung finanziell umsetzbar?
- Wie kann der Personalbedarf realistisch ermittelt werden?
- Gibt es Anzeichen für Überlastung oder Unzufriedenheit der Mitarbeitenden?
- Welche langfristigen Ziele und Veränderungen verfolgt das Unternehmen, und bedarf es dafür neuen Personals?
Erstellung des Stellenprofils
Ein detailliertes Stellenprofil bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Rekrutierung. Es beschreibt nicht nur die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position, sondern dient auch dazu, ein realistisches Bild der Anforderungen und Erwartungen zu vermitteln. Ein klar definiertes Profil erleichtert es Bewerbern, ihre Eignung einzuschätzen, und sorgt für eine bessere Passung der Bewerber zur Stelle.
Die Berücksichtigung der Unternehmenskultur und der Werte ist dabei besonders wichtig, um nicht nur fachlich passende, sondern auch für das Unternehmen kompatible Mitarbeitende zu gewinnen.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Gibt es Weiterbildungs- oder Aufstiegsmöglichkeiten?
- Welche Qualifikationen und Vorkenntnisse sind erforderlich?
- Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst die Position?
- Was macht unser Unternehmen für Bewerber attraktiv und wie spiegelt sich das in unserer Employer Brand wider?
Abwägung der Maßnahmen
Die Auswahl der geeigneten Maßnahmen zur Personalbeschaffung erfordert eine sorgfältige Analyse. Dabei sollten zur Verfügung stehende Ressourcen und der dahinterstehende Aufwand im Verhältnis zum Ergebnis, berücksichtigt werden.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Wie hoch ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Maßnahme?
- Soll der Bedarf durch kurzfristige oder langfristige Anstellungen gedeckt werden?
- Welche Alternativen gibt es, falls eine Maßnahme nicht den gewünschten Erfolg bringt?
Bewerbermanagement
Ein strukturiertes Bewerbermanagement im Rahmen der Personalbeschaffung sorgt für Effizienz und Transparenz im Auswahlprozess. Digitale Tools und Softwarelösungen können den Prozess von der Verwaltung bis hin zur Kommunikation mit Bewerbern erheblich erleichtern. Zudem kann ein gutes Bewerbermanagement dazu beitragen, die Personalbeschaffung langfristig zu erleichtern, sei es durch Vertrauen seitens der Bewerber*innen, als auch durch den möglichen Aufbau eines Talentpools.
Auswahlprozess
Der Auswahlprozess beginnt mit der Sichtung der Bewerbungen und führt über Gespräche und Tests zur finalen Entscheidung. Hilfreiche Mittel wie Kompetenztests oder Assessments können die Passung eines Kandidaten zur Unternehmenskultur objektiv prüfen.
Im Vorhinein sollte klar sein, welche Eigenschaften und Anforderungen an den Kandidaten gestellt werden.
Entscheidung
Die Entscheidung basiert auf einer fundierten Analyse.
Hilfreiche Fragestellungen:
-
- Welche objektiven und fairen Indikatoren erfüllt der Bewerber?
- Ist der ausgewählte Bewerber die beste Wahl im Vergleich zu anderen?
- Passt der Kandidat in das bestehende Team und zur Unternehmenskultur?
Onboarding
Ein gut organisierter Onboarding-Prozess erleichtert neuen Mitarbeitenden den Einstieg und schafft eine Basis für langfristige Mitarbeiterbindung. Dazu zählen eine strukturierte Einarbeitung, regelmäßige Feedbackgespräche und die Integration in das Team.
Trends der
Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung wird zunehmend von Digitalisierung und technologischen Fortschritten geprägt. Unternehmen setzen verstärkt auf KI-gestützte Bewerbermanagementsysteme, die die Auswahlprozesse effizienter und objektiver gestalten. Virtuelle Assessment-Center und Online-Interviews sind seit der Pandemie stark etabliert und ermöglichen ortsunabhängige Verfahren.
Ein weiterer Trend ist das verstärkte Employer Branding. Authentische Werte und eine klar definierte Unternehmenskultur werden immer wichtiger, um sich im Wettbewerb um Talente bei der Personalsuche hervorzuheben.
Flexible Arbeitszeitmodelle und hybride Arbeitsmöglichkeiten gelten mittlerweile als Standard und spielen eine zentrale Rolle in der Ansprache moderner Bewerber. Der Fokus liegt darauf, die Bewerbererfahrung so positiv wie möglich zu gestalten und die Attraktivität des Unternehmens nachhaltig zu stärken.
Quellen:
Burstedde, Alexander; Kolev-Schaefer, Galina (2024): “Die Kosten des Fachkräftemangels”, IW-Kurzbericht, Nr. 27, Köln. [Zugriff am: 03.03.2025]
Fair Company
Ihr Arbeitgebersiegel als attraktiver Arbeitgeber
Das Arbeitgebersiegel von Fair Company zeigt, dass faire Arbeitsbedingungen zu den grundsätzlichen Werten des ausgezeichneten Unternehmens gehören. Über die Fair Company Jobbörse und ein Kommunikations-Paket bieten wir Unterstützung, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Außerdem bieten wir einen großen Pool an Wissen und Ressourcen, die bei der hilfreich sein können, wenn Sie Mitarbeiter finden wollen!
Kontaktformular
Kommen Sie bei Fragen oder für einen Austausch rund um Fair Company gerne auf uns zu. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
